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マンション管理

マンション管理組合の運営でお困りの管理組合様、当公社にご相談ください!

マンションの管理運営を適切に行うことは、快適なマンションライフを送るためにとても大切なことです。
当公社は、居住者の皆様の立場に立ち、管理組合の信頼できるパートナーとして誠実にサポートします。

その他のお困りごともご相談ください

よくあるQ&A

総会や理事会に向けての準備が大変。
当公社へ事務管理業務を委託していただいた場合、総会及び理事会の日程調整、開催通知の作成・配布から、資料の作成・必要部数の準備や当日の説明のサポートまで行います。そのため理事会役員の皆様の事務作業などにかかるご負担を大幅に軽減することができます。
組合員の高齢化や住宅の賃貸化が進んで、役員の引き受け手がいない。
自主管理の管理組合様につきましては、役員の方々が行う業務が多く、役員を引き受けることが大変なご負担となっています。当公社へ業務を委託することにより、業務量を軽減しご負担を軽くすることができ、役員を引き受けやすくする環境が整います。
また、実際に役員の引き受け手となれる方の体力面や健康面に不安があり、就任できる人数が少ないといった問題についても、ほぼ全ての業務を公社が行うようになるため安心です。将来的には、役員数削減の検討にも繋げられます。
会計処理が大変なので、会計業務だけやってもらいたい。
当公社は一部の業務のみを委託していただくことが可能です。
管理にかかわる業務は、(1)事務管理業務(2)管理員業務(3)清掃業務(4)建物・設備管理業務の4つに分けることができます。前述しましたように(1)から(4)の業務を一括して委託していただくことも、いずれか1つの業務のみ(会計業務は(1)に含まれます)を委託していただくことも可能です。

その他のご質問

手続きの流れ

まずは、当公社へ電話にてご相談ください
ご相談内容をお伺いし、後日あらためて詳しいお話しを直接聴かせていただくため打合せの日程調整をさせていただきます。(ご要望があれば理事会に出席することも可能です。)
ヒアリングに伺います
自主管理における管理組合運営でのお困りごとや、管理会社へ委託する上でのご要望等について、直接お話しをお伺いします。また、当公社の管理業務の内容についてご説明させていただき、「管理委託」についての理解を深めていただきます。
公社へ委託する項目の決定をしていただきます
ヒアリングの内容を踏まえ、管理組合様で現在行っている業務項目の洗い出しや整理をし、業務内容の全体を把握します。その上で、今どの部分で困っているか等を精査し、公社へ委託していただく業務を抽出します。また、管理組合様として、どこまでの支出が可能かについても、併せて検証いたします。
以上の内容を精査した上で、最終的に理事会役員の皆様とご相談しながら、委託していただく業務の内容及び金額について決定していただきます。
※管理仕様書作成及び金額の算出のため、竣工図書関連及び決算書等をお借りする必要があります。
管理委託契約締結までの手続き
委託していただく業務の内容及び金額について、理事会にて承認されましたら、理事会で承認された内容を総会(定期・臨時)に上程し、組合員の皆様に委託の可否を審議していただきます。
総会で承認が得られましたら、管理委託契約を締結する運びとなります。

その他のご質問

総会や理事会に向けての準備が大変。
当公社へ事務管理業務を委託していただいた場合、総会及び理事会の日程調整、開催通知の作成・配布から、資料の作成・必要部数の準備や当日の説明のサポートまで行います。そのため理事会役員の皆様の事務作業などにかかるご負担を大幅に軽減することができます。
組合員の高齢化や住宅の賃貸化が進んで、役員の引き受け手がいない。
自主管理の管理組合様につきましては、役員の方々が行う業務が多く、役員を引き受けることが大変なご負担となっています。当公社へ業務を委託することにより、業務量を軽減しご負担を軽くすることができ、役員を引き受けやすくする環境が整います。
また、実際に役員の引き受け手となれる方の体力面や健康面に不安があり、就任できる人数が少ないといった問題についても、ほぼ全ての業務を公社が行うようになるため安心です。将来的には、役員数削減の検討にも繋げられます。
会計処理が大変なので、会計業務だけやってもらいたい。
当公社は一部の業務のみを委託していただくことが可能です。
管理にかかわる業務は、(1)事務管理業務(2)管理員業務(3)清掃業務(4)建物・設備管理業務の4つに分けることができます。前述しましたように(1)から(4)の業務を一括して委託していただくことも、いずれか1つの業務のみ(会計業務は(1)に含まれます)を委託していただくことも可能です。
管理費、修繕費積立金滞納者からの集金がうまく進まない。
滞納は、日にちが経てば金額も多額となり、より支払いが難しくなってきますので、早期かつ迅速な対応が必要です。
当公社へ事務管理業務を委託していただいた場合、3か月間は、書面・電話による督促を実施いたします。それでも支払いがされない場合は、有償となることもありますが、内容証明付きの文書の送付や弁護士への相談・法的手続き等のサポートをさせていただきます。
管理規約や諸規則が現状と合っていないため、見直したい。
当公社は、管理規約の見直し等の限定された業務につきましてもお手伝いさせていただきます。
実際に自主管理にて管理されている管理組合様におかれましては、管理規約と現行の法令が合っていないことが見受けられます。特に、議決権の考え方や会計の処理方法については、現行法令と合致していることが不可欠であり、大規模な修繕工事や建て替え等の事案が発生した時には大きな障害となりますので、定期的な確認が必要となります。
小規模な修繕工事を適切に発注できるか不安がある。
当公社へ事務管理業務を委託していただいた場合、公社が見積もりを複数社(3社程度)から取得し、理事会にて工事業者を選定していただけるよう提示いたします。公社は見積りの取得にはじまり、工事発注手続き、工事完了時の確認まで行いますので、安心して工事発注をしていただけます。
大規模修繕工事の業者選定や見積もりの取得をどう進めたらよいのか分からない。
大規模修繕工事において最も大切なことが業者選定です。幾ら工事費が安価であっても工事内容に不備があっては元も子もありません。専門知識がなく進め方に不安があるという管理組合様におかれましては、ぜひ公社にご相談ください。当公社では、工事業者の選定にはじまり、工事発注手続き、工事監理、工事完了時の確認まで専門に行っているスタッフがお手伝いをさせていただきます。

マンション管理組合運営支援事業とは

管理組合の理事会役員の皆様が行う事務管理業務等を受託する事業です。
受託する業務は

  1. 事務管理業務(出納業務、会計業務、管理運営業務、理事会や総会の支援業務、他)
  2. 管理員業務(受付業務、点検業務、立会業務、他)
  3. 清掃業務(日常清掃、定期清掃、他)
  4. 建物・設備管理業務(法定点険、定期点検、他)

の4つに分けることができます。

当公社は上記1から4の全てを一括して受託することもいたしますし、いずれか1つだけでも受託いたします。
その他、管理組合の運営に関することは何でもご相談ください。

特に、理事会役員の皆様にご負担が多い会計や理事会運営など「事務管理業務」はお任せください。当公社が「事務管理業務」を受託した場合の標準的な業務内容は次のとおりです。
また、管理員業務、清掃業務、建物・設備管理業務は、物件ごとに条件が異なりますので、建物を拝見した上で、具体的に業務内容を打ち合わせ、お見積りさせていただきます。

「事務管理業務」項目 頻度 「事務管理業務」項目 頻度
管理費等収納状況確認 12回/年 各種業者等との連絡調整 12回/年
管理費、修繕積立金配分 12回/年 理事会打合せ、出席 6回/年
管理費等未納者への督促 12回/年 組合役員等との連絡調整 適時
請求書チェック、支払い 12回/年 年次決算、予算書、議案書の素案作成 1回/年
会計報告(月次) 12回/年 定期総会議案書発送、総会出席 1回/年
報告書作成(月次) 12回/年 議事録作成・発送、他(駐車場管理等)  

お問い合わせ先

横浜市住宅供給公社 管理事業部 管理事業課

TEL:045-451-7780

FAX:045-451-7769

笑顔でつくる市民の信頼

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